مناقصه Bid
دعوت به مناقصه استعلام بهاء یا درخواست برای ارائه پیشنهاد
· Tender Invitation
· Price Inquiry
· Request for Quotation (R.F.Q)
· Request for proposal
· Letter of Intent
· Request for Information
به جز دعوت به مناقصه بین المللی که مراحل خاص خود را دارد و به طرق عمومی، محدود یا ترکیبی اجرا میشود بقیه اصطلاحات فوق تقریبا دارای معنای مشابه در صحنه تجارت بین المللی بوده و بیانگیر نیاز خریدار به اقلام، تجهیزات، خدمات و غیره بوده و با ارسال آن به منابع مختلف انتظار دریافت پیشنهادات مرتبط را دارد. فقط بایستی توجه داشت که Request for Information بیانگر نیاز خریدار به اطلاعات تکمیلی است که بایستی از طرف فروشندگان با تهیه کنندگان بالقوه تهیه و ارسال گردد.
هر درخواست برای ارائه پیشنهاد چه به صورت اجرای مناقصه یا استعلام بهاء از ساختاری کم و بیش مشابه در تجارت خارجی برخوردار بوده و غالبا مشخصات اقلام درخواستی در دو بخش بازرگانی فنی جهت اطلاع فروشندگان و سازندگان ارسال می‌گردد. بخشی از این اطلاعات ارسالی به عنوان شرایط کلی از آن نام برده میشود که تقریبا در هر گونه درخواست خرید خارجی بدون توجه به نوع کالای وارداتی به عنوان شرایط پیشنهادی خریدار مطرح می‌گردد. که در ضمائم به آنها اشاره شده است.
اما در کنار این شرایط عام و کلی مطروحه در استعلام بهاء در بعضی از اقلام مورد نیاز ویژگی هائی وجود دارد که برای اطمینان از دریافت سفارش براساس آنچه که خواسته شده و با تاییدیه‌هایی مضاعف که بر خرید خوب تکیه دارد درج این مطالب تحت عنوان شرایط خاص یا (Other condition) ضرورت دارد. در ذیل به چند نمونه از شرایط عام و کلی که معمولا در استعلام‌های بهاء درج می‌گردد اشاره میشود.
نکات کلی مورد توجه خریدار
1. شرح کالای درخواستی
۲. ترم یا اصطلاح اینکوترمز پیشنهادی برای انجام معامله
٣. قیمت واحد و قیمت کلی
4. مبداء ساخت کالا
5. مدت اعتبار پیشنهاد ارائه شده از سوی فروشنده
6. زمان و تاریخ تحویل
۷. مشخصات حمل
۸. اغماض/ چشم پوشی/ انعطاف پذیری در مشخصات
9. آزمایش و بازرسی
۱۰. شرایط پرداخت (تعیین نوع وسیله پرداخت)
فراخوان مناقصه
الف ـ مفاد فراخوان مناقصه حداقل باید شامل موارد زیر باشد:
۱ ـ نام و نشانی مناقصه‌گزار.
۲ ـ نوع، کمیت و کیفیت کالا یا خدمات.
۳ ـ نوع و مبلغ تضمین شرکت در مناقصه.
۴ ـ محل، زمان و مهلت دریافت اسناد، تحویل و گشایش پیشنهادها.
۵ ـ مبلغ برآورد شده معامله و مبانی آن (درصورتی که تعیین آن میسر یا بهمصلحت باشد). درمواردی که فهرست بهای پایه وجود دارد، برآورد مربوط طبق فهرست یاد شده تهیه میشود.
ب ـ فراخوان مناقصه عمومی باید به تشخیص مناقصه‌گزار از دو تا سه نوبت حداقل در یکی از روزنامه‌های کثیرالانتشار کشوری یا استان مربوط منتشر گردد.
ج ـ مناقصه‌گزار می‌تواند علاوه بر موارد مذکور در بند (ب) این ماده از طریق سایر رسانه‌های گروهی و رسانه‌های ارتباط جمعی یا شبکه‌های اطلاع‌رسانی نیز فراخوان را منتشر نماید.
د ـ درصورتی که نیاز به برگزاری مناقصه بین‌المللی باشد، یا استفاده از تسهیلات اعتباری خارجی مطرح باشد، باید با کسب مجوزهای مربوط و با رعایت موازین قانون حداکثر استفاده از توان فنی، مهندسی، تولیدی و صنعتی و اجرائی کشور مصوب۱۲/۱۲/۱۳۷۵ آگهی مربوط در یکی از روزنامه‌های کثیرالانتشار و حداقل یک نوبت دریکی از روزنامه‌های انگلیسی زبان داخل و یک مجله یا روزنامه بین‌المللی مرتبط با موضوع‌مناقصه، منتشر شود.
اسناد مناقصه
الف ـ تمامی اسناد مناقصه باید به طور یکسان به همه داوطلبان تحویل شود.
ب ـ اسناد مناقصه شامل موارد زیر است:
۱ ـ نام و نشانی مناقصه‌گزار.
۲ ـ نوع و مبلغ تضمین مناقصه.
۳ ـ محل، زمان و مهلت دریافت اسناد، تحویل پیشنهادها و گشایش آنها.
۴ ـ مبلغ پیش‌پرداخت و تضمین حسن انجام کار.
۵ ـ مدت اعتبار پیشنهادها.
۶ ـ شرح کار، مشخصات فنی بازرگانی، استانداردها، نوع، کمیت و کیفیت کالا یاخدمات.
۷ ـ برنامه‌ریزی انجام کار یا تحویل کالا.
۸ ـ معیارها و روش ارزیابی کیفی مناقصه‌گران.
۹ ـ روش تهیه و مهلت مقرر برای تسلیم پیشنهادها و تعداد نسخه‌های آنها.
۱۰ ـ متن قرارداد شامل موافقتنامه، شرایط عمومی و خصوصی و ضمائم آن.
۱۱ ـ صورتجلسات و توضیحات موضوع ماده (۱۷).
۱۲ ـ سایر اسنادی که به تشخیص مناقصه‌گزار لازم باشد.
ترتیب تهیه و تسلیم پیشنهادها
الف ـ شرکت‌کنندگان در مناقصه پس از دریافت یا خرید اسناد باید پیشنهادهای‌خود را به ترتیب زیر تهیه و به مناقصه‌گزار تسلیم کنند:
۱ ـ تهیه و تکمیل اسناد و پیشنهادها.
۲ ـ تسلیم پیشنهادها در مهلت مقرر در فراخوان مناقصه.
۳ ـ دریافت رسید تحویل پیشنهادها.
ب ـ مهلت قبول پیشنهادها درمورد مناقصات داخلی و بین‌المللی از آخرین مهلت تحویل اسناد مناقصه به ترتیب نباید کمتر از ده روز و یک ماه باشد.
شرایط تسلیم و تحویل پیشنهادها
الف ـ هیچ یک از شرکت‌کنندگان در مناقصه، جز در مواردی که در اسناد مناقصه پیش‌بینی شده باشد، نمی‌توانند بیش از یک پیشنهاد تسلیم کنند.
ب ـ شرکت‌کنندگان در مناقصه، اسناد مناقصه و پیشنهادهای خود را باید در پاکت‌های جداگانه لاک و مهر شده شامل تضمین (پاکت الف)، پیشنهاد فنی بازرگانی(پاکت ب) و پیشنهاد قیمت (پاکت ج) بگذارند و همه پاکت‌ها را در لفاف مناسب و لاک و مهر شده قرار دهند.
ج ـ مناقصه‌گزار موظف است درمهلت مقرر همه پیشنهادهای ارائه شده شرکت‌کنندگان را پس از دریافت، ثبت و تا جلسه بازگشائی، از پاکت‌ها صیانت نماید.
د ـ هرگونه تسلیم، تحویل، اصلاح، جایگزینی و یا پس گرفتن پیشنهاد باید به‌صورت قابل گواهی و در مهلت و مکان مقرر در اسناد مناقصه انجام شود.
توضیح و تشریح اسناد
الف ـ چنانچه شرکت کننده در اسناد مناقصه، ابهام یا ایرادی مشاهده کند، می‌تواند از مناقصه‌گزار توضیح بخواهد.
ب ـ توضیـحات و پـاسـخ بـه پرسش‌های مناقصه‌گران و همچنین درصورت تشکیل « جلسه توضیح اسناد»، رونوشت صورتجلسه آن مطابق ماده (۲۲) این قانون به طوریکسان برای همه شرکت‌کنندگان مناقصه‌گر ارسال خواهد شد.
گشایش پیشنهادها
الف ـ پیشنهادهای مناقصه‌گران در زمان و مکان مقرر گشوده میشود.
ب ـ مراحل گشایش پیشنهادها به شرح زیر است:
۱ ـ تهـیه فهـرست اسامی دریافتکنندگان اسـناد، (پیشـنهاددهندگان)، حاضران و شرکت‌کنندگان در جلسه.
۲ ـ بازکردن پاکت تضمین (پاکت الف) و کنترل آن.
۳ ـ بازکردن پاکت فنی بازرگانی.
۴ ـ بازکردن پیشنهاد قیمت و کنترل از نظر کامل بودن مدارک و امضای آنها و کنارگذاشتن پیشنهادهای غیرقابل قبول در مناقصات یک مرحله‌ای.
۵ ـ تحویل پاکت‌های فنی بازرگانی به کمیته فنی بازرگانی در مناقصات دومرحله‌ای.
۶ ـ تهیه و تنظیم و امضای صورتجلسة گشایش پیشنهادها توسط کمیسیون مناقصه.
۷ ـ تحویل پاکت‌های قیمت و پاکت تضمین پیشنهادهای رد شده به مناقصه‌گزار برای استرداد به ذی‌نفع.
ج ـ درصورت برگزاری مناقصه دو مرحله‌ای، زمان و مکان تشکیل جلسه گشایش پیشنهادهای قیمت، در جلسه گشایش پاکت‌ها اعلام خواهد شد، این مدت فقط برای یک‌بار تا سقف مدت اعتبار پیشنهادها قابل تمدید است. در این صورت پاکت‌های قیمت دریک لفاف لاک و مهر شده توسط دستگاه مناقصه‌گزار صیانت میشود. در مناقصات یک مرحله‌ای، پیشنهادهای قیمت بی‌درنگ گشوده و براساس ماده (۲۰) این قانون، برنده مناقصه تعیین میشود.
د ـ دستگاه مناقصه‌گزار مکلف است از مناقصه‌گران یا نمایندگان آنها جهت حضور در جلسه گشایش پیشنهادهای مالی دعوت نماید.
ارزیابی فنی بازرگانی پیشنهادها
الف ـ در مناقصات دو مرحله‌ای، مناقصه‌گزار موظف است براساس معیارها وروش‌های اعلام شده در اسناد مناقصه، ارزیابی کیفی مناقصه‌گران و ارزیابی فنی بازرگانی‌پیشنهادها را انجام و اعلام نماید.
ب ـ درصورتی که بررسی فنی بازرگانی پیشنهادها لازم باشد، نتیجه بررسی طی مهلتی که کمیسیون مناقصه معین می‌کند به جلسه بعدی کمیسیون احاله میشود و بر اساس گزارش کمیته فنی بازرگانی، پاکت‌های قیمت پیشنهاددهندگانی که امتیاز فنی بازرگانی لازم را احراز کرده‌اند، گشوده میشود.
ج ـ هرگونه ارزیابی فنی بازرگانی، تنها پیش از گشودن پیشنهادهای قیمت مجازاست.
د ـ پاکت پیشنهاد قیمت مناقصه‌گرانی که در ارزیابی‌های فنی بازرگانی پذیرفته نشده‌اند، باید ناگشوده بازگردانده شود.
ارزیابی مالی و تعیین برنده مناقصه
الف ـ هنگام ارزیابی مالی، مناقصه‌گری که مناسب‌ترین قیمت را حائز شده باشد، به‌عنوان برنده اول اعلام خواهد شد و برنده دوم درصورتی اعلام میشود که تفاوت‌قیمت پیشنهادی وی با برنده اول، کمتر از مبلغ تضمین باشد. روش ارزیابی مالی باید دراسناد مناقصه به‌صورت مشروح با ذکر نحوه تأثیرگذاری ارزیابی فنی بازرگانی بر قیمت اعلام شود.
ب ـ پس از گشودن پاکت‌های قیمت، چنانچه بررسی قیمت‌ها و تجزیه و کنترل‌مبانی آن لازم باشد، کمیسیون مناقصه می‌تواند بررسی آن را به کمیته فنی بازرگانی ارجاع نماید و کمیته فنی بازرگانی حداکثر ظرف دوهفته نتیجه ارزیابی را به‌کمیسیون مناقصه اعلام می‌کند.
ج ـ پس از گشودن پیشنهادهای قیمت، تضمین برنده اول و دوم، نزد مناقصه‌گزار نگهداری و تضمین سایر مناقصه‌گران بازگردانده میشود.
د ـ در مناقصات بین‌المللی، مناقصه‌گران داخلی نسبت به مناقصه‌گران خارجی‌ترجیح دارند. نحوه ترجیح مناقصه‌گران داخلی، در اسناد مناقصه قید خواهد شد. مناقصاتی که در آنها رعایت این قاعده به مصلحت نباشد، باید از سوی شورای اقتصاد تأیید شود.
انعقاد قرارداد
الف ـ قرارداد با برنده مناقصه، باید پیش از پایان مدت اعتبار پیشنهادها منعقد شود. این مدت حداکثر برای یک بار و برابر مدت پیش‌بینی شده در اسناد مناقصه قابل‌تمدید است. بعد از عقد قرارداد تضمین پیشنهاددهنده دوم مسترد می‌گردد.
ب ـ قرارداد با برنده اول در مهلت پیش‌بینی شده در اسناد، منعقد خواهد شد. چنانچه برنده اول از انعقاد قرارداد امتناع نماید و یا ضمانت انجام تعهدات را ارائه ننماید، تضمین مناقصه وی ضبط و قرارداد با برنده دوم منعقد می‌گردد. درصورت امتناع نفر دوم، تضمین وی نیز ضبط و مناقصه تجدید خواهد شد.
پیش فاکتور Proforma Invoice or Offering Price& conditions
در شرایط عادی انتظار می‌رود که پس از ارسال دعوت به مناقصه و یا استعلام بهاء در بازه زمانی تعیین شده از فروشندگان بالقوه در چارچوب شرایط و مشخصات تعیین شده پیشنهاد دریافت شود.
فروشندگان واجد شرایط به خوبی اطلاع دارند که یکی از پارامترهای مهم برای موفقیت در مناقصه با استعلام بهاء ميزان تطابق و هم خوانی پیشنهاد با شرایط از پیش تعیین شده توسط خریدار یا وارد کننده است. در حقیقت تبعیت از شرایط اعلام شده و پاسخ به آن مسیر ورود به صحنه اصلی یعنی رقابت با دیگر شرکت کنندگان را هموار می‌نماید. طبیعی است که پس از این مرحله رقابت اصلی آغاز می‌گردد که پس از بررسی مشخصات فنی و شرایط بازرگانی ارائه شده و تعیین وزن و ضریب برای پیشنهادات است برنده تعیین و مراتب به او ابلاغ می‌گردد.