بازرگانی خارجی
تعریف ساده بازرگانی خارجی مبادله پول یا شبه پول با کالا و خدمات است.
اگر صرفا به تعریف فوق برای خرید اکتفا شود چنین متبادر به ذهن می‌شود که این ناحیه وظیفه‌ای نیاز آن چنان به تخصص ندارد. کافی است وجهی و نیازی داشته و مثلا با حداقل بهای ممکن خرید را انجام دهیم.
چنین برداشتی از خرید حتی خرید داخلی نمی‌تواند معرف ویژگی خاص این ناحیه وظیفه‌ای در زنجیره تامین یا ارزش باشد.
خرید را همه می‌توانند انجام دهند اما هیچ تضمینی وجود ندارد که این خرید درست انجام شده و حداقل معادل وجه پرداختی ارزش به سیستم وارد شده باشد. خرید به ویژه خرید خارجی جایگاه ویژه در سراسر زنجیره تامین داشته و حداقل دو الی سه دليل قاطع وجود دارد که اهمیت این واحد را در سیستم نشان می‌دهد.
• خرید نقش بسیار مهم و اساسی در قیمت تمام شده محصول در واحدهای تولیدی دارد. واحدهائی که مواد اولیه و نیازهای خط تولید توسط بخش خرید (اعم از داخلی یا خارجی) انجام می‌شود. به عنوان مثال خرید مواد اولیه با ضایعات بیشتر از حد استاندارد بسته بندی غلط، قیمت گران و... در قیمت تمام شده محصول نقش مستقیم و موثر دارد.
• خرید به جز نیازهای خط تولید نیاز سایر واحدهای سازمان را نیز تامین می‌کند که البته عدم تامین به موقع نیازمندیها می‌تواند در روند کلی سازمان اثرگذار باشد.
• خرید (به ویژه خرید خارجی) از واحدهائی است که منحصرا نقدینگی بسیار زیادی از اعتبارات سازمان را در اختیار داشته و چگونگی صرف این نقدینگی به صورت منطقی و ارزشمند خود به خود اهمیت این واحد را دو چندان می‌کند.
• خرید تنها واحد مرتبط با بازارهای داخلی و خارجی بوده و می‌تواند آئینه تمام نمای تغییرات بازار و تحولات آن برای سازمان و راس هرم باشد. و دلایل بسیار دیگر که دلالت بر اهمیت این واحد و تخصصی بودن آن می‌نماید.
ویژگی‌های خرید و بازرگانی خارجی خوب
در صحنه تجارت جهانی برای خرید خوب حداقل از 6 عامل نام برده می‌شود که به صورت یک بسته (Package) بایستی در خرید رعایت نمود.
١. کیفیت مناسب (Right Quality)
٢. کمیت مناسب (Right Quantity)
٣. زمان مناسب (Right Time)
4. زمان تحویل مناسب (Right Delivery time)
5. تامین کننده مناسب (Right Supplier)
6. قیمت مناسب (Right Price)
کیفیت مناسب
آنچه که قرار است بخریم. در حقیقت کیفیت مناسب میزان تطابق مشخصات اقلام وارداتی با آنچه مورد نیاز بوده است را بیان می‌کند.
مقدار مناسب
آن سطح و حجمی را که نشان دهنده نیاز ماست بیان می‌کند طبیعی است که هرگونه افزایش یا کاهش در آن موجبات اختلال در روند فعالیت‌های سازمان در زمینه‌های حبس سرمایه و یا عدم تامین کامل نیاز را بوجود می‌آورد.
زمان مناسب
زمان مناسب به معنی زمان آغاز عملیات مربوط به بازرگانی خارجی است که به عواملی همانند فرآیند ساخت آیتم، انحصاری یا رقابتی بودن فروشندگان، اولویت و اهمیت آیتم مورد نیاز مرتبط است.
زمان تحویل مناسب
این زمان اشاره به زمان مناسب شارژ انبار یا تحویل اقلام به انبار سازمان دارد. بدیهی است زمان تحویل مناسب یکی از پارامترهای مهم و اثرگذار در ارزیابی پیشنهادات رسیده از طرف فروشندگان خواهد بود.
تامین کننده مناسب
تامین کننده در حقیقت همان طرف قرارداد است که می‌تواند تولید کننده یا سازنده، نماینده، کار گزار، واسطه، دلال و غیره باشد.
به طور اصولی قیمت مناسب زمانی معنی پیدا می‌کند که ۵ عامل اشاره شده در فوق تحقق پیدا کرده باشند، طبیعی است که پس از حصول به این موارد کمترین بهای پیشنهادی منطقی بوده و در حقیقت کمترین بهای پیشنهادی به معنای قیمت مناسب به کار خواهد رفت.
MRPهای سه گانه
1. برنامه ریزی تامین نیازمندیها (Material Requirement Planning)
۲. برنامه ریزی تامین منابع ساخت (Manufacturing Resource Planning)
۳. قیمت‌های پیشنهادی فروشنده (Manufacturers Recommended price)
MRP1
سازمان‌های پیشرفته معمولا قبل از شروع هر دوره از فعالیتها و یا همزمان با آن به بخش خرید خود (به ویژه خرید خارجی) اطلاعات زیر را اعلام می‌کنند که در حقیقت نوعی برنامه ریزی به حساب می‌آید.
• نیازمندی‌های سازمان در طی یک دوره چیست؟
• چه حجمی از این نیازمندیها لازم است؟
• در چه زمانی در مقاطع گوناگون بایستی آنها را تدارک نمود؟
• با چه کیفیتی این اقلام بایستی خریداری شود؟
در حقیقت این چهار سوال می‌تواند به نوعی برنامه ریزی را در سازمان تداعی نموده و راه را برای بخش بازرگانی خارجی هموار نماید.
نیازمندیها هنگامی که مشخص شد در مرحله بعدی بایستی اولویت‌ها مشخص گردد. بدیهی است که همه نیازمندیها نمی‌تواند در ابتدای دوره خریداری و تحویل انبار گردد. عوامل اثرگذار در تعیین اولویت‌ها را می‌توان به عنوان نمونه نقش آیتم در تولید، میزان تقاضا برای آیتم میزان ارزی که برای آن اختصاص داده می‌شود، و غیره... برشمرد.
به جز اولویت‌ها مثال زده شده عوامل دیگری که می‌تواند در تعیین رتبه بندی برای اولویت اثرگذار باشد عبارتند از:
١. انحصاری یا رقابتی بودن مورد خرید
۲. پیچیدگی عرضه یا تولید محصول مورد نیاز
در بازار رقابتی خریدار (واردکننده در شرایطی قرار می‌گیرد که حق انتخاب داشته و معمولا محدودیت از نظر زمان و دیگر پارامترها ندارد. در مقابل هنگامی که در شرایط روبرو شدن با فروشنده انحصاری قرار می‌گیرد مسلما این شرایط چندان مناسب او نیست بنابر این موقعیت فروشنده می‌تواند از عوامل تاثیر گذار در رده بندی اولویت‌ها برای تدارک کالا باشد. عامل دیگری که برای تعیین اولویت بایستی مورد توجه وارد کننده قرار گیرد پیچیدگی عرضه با تولید محصول مورد نیاز است. به همین دلیل امروزه یک کارشناس خبره بازرگانی خارجی بایستی با فرآیندهای ساخت و تولید آشنایی داشته تا بتواند لیست اولویت را کامل کند.
فرآیندهای ساخت یا تولید عبارتند از:
1. فرآیند ساخت یا تولید کارگاهی یا سفارشی(Job Shop)
۲. فرآیند ساخت یا تولید دسته‌ای (Batch)
3. فرآیند ساخت یا تولید انبوه یا مونتاژ (Assembly line)
4. فرآیند ساخت یا تولید مستمر با پیوسته (Continuous)
همان طور که ملاحظه می‌شود فرآیندها از بالا تا پایین به زمان‌های متفاوت برای ساخت و تولید اشاره دارند. طبیعی است برای آن دسته از اقلامی که نیاز به سفارش داشته و انحصارا برای وارد کننده ساخته می‌شود فرآیند ساخت از دیگر فرآیندها طولانی تر خواهد بود. بنابراین اقدامات ابتدائی برای خرید خارجی یعنی (Right Time) می‌بایستی حداقل با توجه به دو عامل فرآیند ساخت و انحصار یا رقابتی بودن محصول فروشنده تعیین شود.
(Lead time) یا زمان انتظار که از صدور درخواست خرید آغاز و تا شارژ انبار ادامه دارد در فرآیند بازرگانی خارجی و بستن لوپ یا حلقه آن نقش مهمی داشته و از وظایف مهم و تخصصی کارشناس بازرگانی خارجی آشنائی با ۲ عامل اشاره شده فوق می‌باشد تا بتواند زمان انتظار را محاسبه و اقدامات اولیه خرید را به هنگام آغاز نماید.
مطالب فوق در ماتریس زیر نشان داده شده و می‌توان حتی با بررسی موقعیت فروشنده و پیچیدگی عرضه و ساخت رویه و سیاست مذاکره برای خرید را طراحی نمود.
MRP2
کارشناسی منابع تامین را تداعی می‌نماید. پس از برنامه ریزی دقیق برای تعیین نیازمندی هائی که بایستی از خارج در زمان معین خریداری گردد موضوع صلاحیت و اعتبار فروشندگان و تولیدکنندگان در کشور خارجی مطرح می‌گردد که واحد کارشناسی منابع تحت پوشش برنامه ریزی برای تامین منابع مسئولیت این مهم را به عهده دارد.
این واحد می‌تواند در بخش بازرگانی سازمان و به عنوان واحدی مستقل خدمات خود را در سازمان‌های بزرگ به قسمت بازرگانی خارجی ارائه دهد.
در سازمان‌هائی که فاقد چنین واحدی هستند راه‌های زیر به منظور ایجاد و حفظ و تقویت و روزآمد کردن آن پیشنهاد می‌گردد.
1. استفاده از آرشیو فعلی قسمت بازرگانی خارجی جهت ارزیابی
۲. استفاده از سوابق شرکتهای دوست و همکار که در فعالیت‌های مشابه در ایران کار می‌کنند.
٣. اشتراک در مجلات و نشریات معتبر بازرگانی / اقتصادی / مالی معتبر جهانی مثل کتاب سال اروپا Yellowpage, Kompass و غیره
4. تماس مستمر با نهادهای مرتبط با بازرگانی خارجی همانند وزارت بازرگانی وزارت صنایع، بانک مرکزی/ اتاق بازرگانی ایران/ اتاق‌های بازرگانی تهران و شهرستان‌ها
5. مراجعه به وابسته بازرگانی Commercial attache در کنسول گری‌ها و سفارتخانه‌های خارجی مستقر در جمهوری اسلامی ایران.
6. شرکت مستمر در نمایشگاه‌های مرتبط با اقلام وارداتی در سطوح بین المللی منطقه ای، محلی، بومی، ملی و...
7. مراجعه به سایت‌های مرتبط با بازرگانی خارجی
۸. و دیگر راه‌هائی که منجر به اخذ اطلاعات و در نهایت استفاده از پتانسیل جهان برای بازرگانی خارجی می‌گردد.
چگونگی ارزیابی فروشندگان و تولیدکنندگان
ارزیابی تامین کنندگان نیازمندی‌های سازمان می‌تواند از طرق گوناگون صورت پذیرفته و میزان توانمندی‌های آنان از جنبه‌های گوناگون برای انجام پروژه و یا تدارک اقلام درخواستی بررسی گردد.
حداقل از چهار جنبه یا بعد با استفاده از پرسشنامه، بازید کارخانه یا مکاتبه و دیگر ابزار می‌توان این ویژگی‌ها را به شرح زیر بررسی و وزن و ضریب لازم را برای تامین کنندگان تعیین نمود.
1- توانمندی فنی (Technical ability)
٢. مناسب بودن یا کفایت تسهیلات ساخت (-Adequacy of Manufacturing facilities- Manufacturing capability)
٣. توان مالی (Financial Strength (standing))
4. قابلیت مدیریتی ( Management Capability)
توجه: سازمان‌هایی که فاقد واحد Souring Division یا کارشناسی منابع خرید هستند و در فکر ایجاد آن می‌باشند توصیه می‌گردد این حرکت را موازی با آنچه در سازمان به صورت سنتی می‌گذرد انجام دهند و البته هنگامی که این واحد ازجنبه‌های گوناگون تقویت و به روز شد آنگاه کلیه درخواست خریدها و نیازهای سازمان قبل از آن که به قسمت بازرگانی خارجی برسد برای تعیین منابع مناسب به این واحد بایستی ارسال گردد. در این واحد پیشاپیش فهرستی از فروشندگان که در لیست‌های به اصطلاح سفید یا سیاه قرار گرفته اند تعیین شده که حسب مورد به آنها مراجعه و اسامی و آدرس فروشندگان واجد شرایط و ذی صلاح همراه با درخواست خرید به قسمت بازرگانی خارجی ارسال می‌گردد.
MRP3
MRP3 قیمت‌های توصیه شده یا پیشنهادی سازنده یا فروشنده اشاره به میزان پذیرش ریسک و مسئولیت از یک سو و هزینه‌های پرداختی یا دریافتی توسط خریدار - فروشنده دارد. این موضوع و سایر نکات بسیار مهم در فصول بعدی تحت عنوان اینکوترمز ۲۰۰۰ (2000 Incoterms) به تفصیل مورد بحث قرار خواهد گرفت.
مدیر بازرگانی خارجی واجد شرایط این شغل
فردی است که بتواند با امکانات محدودی که از نظر اعتبار و نقدینگی ارزی در اختیار دارد استفاده بهینه نموده و حداقل معادل وجوهی که می‌پردازد ارزش وارد سیستم نماید که ارزش همان کالا یا خدماتی است که خریداری می‌نماید.
سایر ویژگی‌ها عبارت خواهد بود از:
• شناسائی بازارهای جهانی
• انتخاب محل برای ایجاد نمایندگی در صورت لزوم با توجه به حجم واردات و حساسیت اقلام
• تسلط بر ویژگی‌های خرید مناسب
• بازدید منظم از نمایشگاه‌های جهانی مرتبط با حوزه فعالیت او
• انتصاب کارشناسان خبره و واجد شرایط برای بخش سفارشات خارجی
• سازماندهی و اداره بخش سفارشات خارجی با حداکثر بهره وری
• انجام تحقیقات مستمر و آنالیز بازخورهای خرید
• دانش مورد نیاز برای درک فرهنگ‌های خارجی، عادات، زبان، فروش‌های تجاری
• تسلط به زبان انگلیسی به ویژه در حوزه بازرگانی خارجی
الگوبرداری از بهترین ها، ترازیابی، محک زنی، بهینه کاوی Bench marking
خرید خارجی و اصولا هر حرکتی در زنجیره تامین در راستای اهداف تعیین شده سازمانی و وظایف محوله نیاز به یک زمینه مناسب برای انجام آن دارد.
قبل از هر عامل دیگر این ساختار سازمانی است که منطقی و به روز بودن آن می‌تواند کمک بسیار مهم و سودمند در چگونگی انجام وظایف و برآورده کردن اهداف سازمانی به شمار آید. معمولا مدل‌های ایده آل سازمانی از این پیش زمینه برخوردار بوده و طبعا فرآیند رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده ضمن برخورداری از سرعت با هزینه معقول و ایمنی مورد نظر انجام پذیرفته است. این مدل برگرفته از سازمان‌های موفق در کلیه نواحی وظیفه‌ای زنجیره تامین و به ویژه سفارشات خارجی می‌باشد.
این مدل که معرف سازمان‌های پاسخگو می‌باشد بر شش بعد زیر استوار است:
قیمت
هزینه‌ها از دید مشتری گرائی و ارزش خالص و نقش آن در قیمت تمام شده محصول
کیفیت
تطابق آنچه که قرار است تدارک دیده شود با آنچه بدست ما می‌رسد.
انعطاف پذیری
در اقلام در فرآیند تدارک در برابر تغییرات بازارها (خارجی و داخلی) ...
قابلیت اطمینان
در رابطه با تعهدات نسبت به سازمان، مشتری، جامعه (تضمینی بر استمرار تحویل کالا)
خدمات
پشتیبانی خدماتی از محصول وارداتی، مشتریان، تامین کنندگان
زمان
استفاده استراتژیک از زمان به عنوان یک ارزش افزوده تکیه دارد.
